Met behulp van sjablonen kun je bepaalde soorten tickets standaardiseren.
Dit betekent dat je snel en eenvoudig een ticket kunt aanmaken met vooraf ingevulde velden, zonder steeds dezelfde informatie handmatig te hoeven invoeren.
Denk bijvoorbeeld aan een sjabloon voor:
- het registreren van een hardwaredefect,
- het aanvragen van nieuwe software,
- het melden van een incident, of
- het aanmaken van een wijzigingsverzoek.
Na het kopiëren van het sjabloon kun je alle gegevens nog steeds naar wens aanpassen of aanvullen.
Zo behoud je de flexibiliteit, terwijl je tijd bespaart en consistentie bewaakt.
Waarom sjablonen gebruiken?
Ticketsjablonen bieden meerdere voordelen:
- ✅ Efficiëntie: Verminder herhaald invoerwerk bij veelvoorkomende meldingen.
- ✅ Consistentie: Alle behandelaars gebruiken dezelfde structuur en terminologie.
- ✅ Kwaliteit: Verplicht belangrijke velden vooraf, zodat geen informatie wordt vergeten.
- ✅ Gebruiksgemak: Nieuwe medewerkers kunnen sneller aan de slag met gestandaardiseerde formulieren.
Organisaties gebruiken sjablonen vaak als onderdeel van hun procesbeheer of servicemanagementstrategie, zodat bepaalde soorten meldingen uniform worden afgehandeld.
Hoe kopieer je een sjabloon naar een ticket?
Tijdens het aanmaken van een ticket heb je de mogelijkheid om een bestaand sjabloon over te nemen.
-
Maak een ticket aan via ‘Nieuw ticket’.
-
In de rechterhoek zie je de knop [Sjablonen]. Klik op deze knop.
-
Het onderstaande scherm zal nu openen en toont een overzicht van alle beschikbare sjablonen.
Je kunt hierin zoeken, filteren of sorteren op naam, categorie of type sjabloon.
-
Klik op het gewenste sjabloon. De gegevens (zoals titel, omschrijving, categorie en prioriteit) worden automatisch overgenomen in het ticket.
-
Controleer en pas eventueel velden nog naar wens aan, zoals de behandelaar, klant of aanvullende informatie.
-
Klik daarna op [Opslaan] om het ticket definitief aan te maken.
Tips bij het gebruik van sjablonen
- 📁 Gebruik duidelijke namen: Geef elk sjabloon een herkenbare titel, zoals “Incident – Printerstoring” of “Aanvraag – Nieuwe laptop”.
- 🧩 Categorieën en teams: Koppel sjablonen aan de juiste categorie of team zodat ze sneller gevonden worden.
- 🔒 Toegangsrechten: Sommige sjablonen zijn alleen zichtbaar voor specifieke teams of rollen. Controleer dit als je een sjabloon niet kunt vinden.
- 🧠 Blijf up-to-date: Review je sjablonen regelmatig zodat ze aansluiten bij actuele procedures en hardware/software.
Veelvoorkomende toepassingen
Sjablonen worden vaak ingezet voor:
- Standaard incidenten (bijv. wachtwoord vergeten, apparaat defect)
- Aanvragen (nieuwe account, software-installatie)
- Wijzigingsverzoeken
- Terugkerende interne processen (bijv. onboarding of periodieke controles)
Door deze situaties te standaardiseren, verhoog je de snelheid en kwaliteit van je serviceafhandeling.