Met behulp van acties kun je Neoforce automatisch een breed scala aan taken laten uitvoeren of documenten genereren op basis van door jou gemaakte sjablonen.
Dit biedt een krachtige manier om routinetaken te automatiseren en ervoor te zorgen dat belangrijke acties consistent en foutloos worden uitgevoerd. De volgende items kunnen door acties in Neoforce worden gegenereerd of uitgevoerd:
- E-mail: Automatisch e-mails versturen op basis van bepaalde gebeurtenissen of triggers, zoals het afronden van een ticket of het aanmaken van een nieuw verzoek.
- PDF-bestand: Genereren van PDF-documenten met relevante informatie, bijvoorbeeld voor het maken van rapportages of bevestigingsdocumenten.
- Word-bestand: Creëer automatisch Word-documenten voor rapporten, offertes, of andere documenten die in een bewerkbaar formaat nodig zijn.
- Webhook: Verstuur gegevens naar een externe applicatie of service via een webhook, ideaal voor integraties met andere systemen.
- Notificatie: Stuur automatische notificaties naar gebruikers of groepen binnen Neoforce om hen op de hoogte te stellen van belangrijke updates of wijzigingen.
- Log-item (systeemlogboek): Voeg automatisch een log-item toe aan het systeemlogboek voor auditdoeleinden of om een geschiedenis van acties bij te houden.
Je kunt deze acties beheren en configureren via 'Beheer > Triggers & Acties'.
Gebruik van variabelen in acties
In al deze acties kun je variabelen gebruiken om de inhoud dynamisch aan te passen op basis van het object of item dat de actie 'triggert'. Dit betekent dat je sjablonen kunt opstellen die automatisch worden ingevuld met relevante informatie, zoals de naam van de aanmelder, ticketdetails, of specifieke datums. Door variabelen in je sjablonen op te nemen, kun je de functionaliteit en toepasbaarheid van acties aanzienlijk vergroten, waardoor je processen efficiënter en minder foutgevoelig maakt.
Meer automatiseren?
Acties kunnen automatisch worden geactiveerd door specifieke gebeurtenissen, wat betekent dat je nog verder kunt automatiseren binnen Neoforce. Bijvoorbeeld, je kunt instellen dat een actie automatisch wordt getriggerd wanneer een ticket wordt afgemeld. Om dit te bereiken, koppel je een trigger aan de door jou aangemaakte actie. Dit maakt het mogelijk om geautomatiseerde processen te creëren die passen bij de unieke behoeften van jouw organisatie. Voor meer informatie over hoe je triggers kunt instellen en gebruiken, zie dit artikel.
Door het combineren van acties en triggers kun je complexe workflows eenvoudig automatiseren, wat zorgt voor een soepelere en efficiëntere werking van je organisatie.