Inleiding

Deze handleiding wijst je door de mogelijkheden van leveranciersmanagement via e-mail. Aangestuurd vanuit een ticket. Het eindresultaat is dat Neoforce via e-mail de details van een het ticket doorstuurt naar het e-mailadres van de leverancier.

We gaan in dit stappenplan uit van aparte mails per leverancier. Je hardcoded dus het e-mailadres. Uiteraard zou je dit ook variabel kunnen maken.

Voorbereiding

Om het automatisch mailen mogelijk te maken, is het van belang dat je minimaal het veld leverancier bij tickets, hebt ingeschakeld. Dit kun je doen bij de beheerdersinstellingen van tickets (Beheer > Tickets > Algemene instellingen).
image.png

Instellen van de trigger en actie

Het idee is dat Neoforce bij het wijzigen checkt óf de leverancier in kwestie is gekoppeld en óf deze is veranderd ten opzichte van de oude instelling. Zou je dit niet checken, dan wordt bij iedere wijziging de leverancier gemaild.

  1. Bepaal allereerst het database-ID van de leverancier. Dit doe je door bij de pagina 'Organisaties' te betreffende leverancier te openen. In je adresbalk vind je het ID. ZIe ook de onderstaande screenshot, hierin zie je dat het ID 348 is.
    image-2.png

  2. Onthoud of sla dit ID ergens op. Je hebt dit later nog nodig.

  3. Ga nu naar Beheer > Acties en kies voor het tabblad 'Triggers'.
    image-3.png

  4. Klik op de knop [Nieuw].

  5. Vul nu een naam en eventueel een omschrijving in. Vink ook aan dat de trigger actief is.
    image-4.png

  6. Scrol nu verder naar beneden tot het blokje 'Trigger'. Kies als trigger voor 'Tickets > Wijzig'

  7. Nu dien je de volgende voorwaarden toe te voegen. Hiermee stel je in dat de e-mail éénmalig wordt verzonden bij het toekennen van de betreffende leverancier. Vervang [ID] in dit voorbeeld door het ID van de leverancier.
    image-5.png
    1: ${ticket.supplierID} | Gelijk aan | [id]
    2: ${ticket.supplierID.old} | Anders dan | ${ticket.supplierID}

  8. Klik op de button [Opslaan].

  9. Ga nu weer terug naar de index van Triggers en open het tabblad 'Acties'.

  10. Klik hier op de button [Nieuw] om een nieuwe actie te definieren.
    image-7.png

  11. Vul hier weer een naam, omschrijving (optioneel) in en vink aan dat de actie actief is.
    image-8.png

  12. Kies bij het veld 'Trigger' voor de door jou aangemaakte trigger.
    image-9.png

  13. Kies bij Output voor het type E-mail. Er zal nu een blok met e-mailinstellingen onderaan de pagina komen te staan.

  14. Vul de velden naar wens in. Eventueel kun je ook variabelen in zowel de e-mail als het onderwerp gebruiken. Een voorbeeld vind je in onderstaande screenshot. Deze stuurt de titel, het verzoek en de prioriteit door naar de leverancier.
    image-10.png

  15. Klik als laatste op de button [Opslaan].

Testen

Wil je de actie testen? Vul dan je eigen e-mailadres in en koppel een ticket aan de desbetreffende leverancier.

Bijlage: E-mailtemplate

Hieronder vind je de de inhoud van de e-mail die we in het voorbeeld gebruiken. DIe kun je gewoon plakken in het bijhorende veld.

Beste TransIP,

Het onderstaande ticket is zojuist door ons aangemaakt en doorgezet naar jullie:

**Ticketnummer: ** ${ticket.ticketnr}
**Titel: ** ${ticket.title}

**Verzoek:** 
${ticket.request}

Heb je nog vragen?

Support staat voor je klaar! Mail of bel ons op support@neoforce.app of 085 - 457 40 90.
Je kunt uiteraard ook een ticket via deze portal aanmaken. Klik daarvoor hier

Titel
Leveranciersmanagement via mail

Categorie
Neoforce - Tickets

Laatst gewijzigd


Toegevoegd (datum)


Aantal keer bekeken
98