Een veel gebruikt onderdeel van Neoforce (en de module basisregistraties) zijn de organisaties. In dit artikel lees je wat dit zijn en hoe je deze gebruikt.
Klanten, leveranciers?
Binnen Neoforce hebben we de keuze gemaakt om geen hard onderscheid te maken tussen klanten en leveranciers. Dit omdat in de praktijk je ook niet zo denkt. Je koopt iets bij partij X maar verkoopt wellicht ook iets aan diezelfde partij. Om dit eenvoudig en overzichtelijk te houden, spreken we over organisaties.
✅ Onderdeel van een goed relatiebestand, oftewel het CRM-proces, is het bijhouden van deze gegevens.
Een organisatie is dus een bedrijf die iets met jou te maken heeft. Je kunt binnen Neoforce, per organisatie de volgende 'rollen' geven:
- Klant
- Leverancier
- Lead (optioneel, in te schakelen vanuit de opties)
- Prospect (optioneel, in te schakelen vanuit de opties)
- Beheer (indien je ook gebruik maakt van de module applicatie management)
💡 Goed om te weten: een organisatie kan meer dan één rol hebben. Een organisatie kan dus zowel klant als leverancier zijn.
Gegevens vastleggen
Tijdens het toevoegen of bewerken van een organisatie kun je een aantal gegevens standaard vastleggen of overnemen vanuit de Kamer van Koophandel (alleen Nederlandse organisaties) wat het registratieproces aanzienlijk vereenvoudigt.
Geen dubbele items
Neoforce waarschuwt je automatisch als je (mogelijk) een organisatie dubbel toevoegt (binnen dezelfde administratie / boekhouding). Hierdoor behoud je een schoon relatiebestand.
Tijdlijn
Naast de statische gegevens, kun je ook een tijdlijn met berichten bijhouden. Dit kunnen aandachtspunten, notities en natuurlijk meer zijn. Zoals je gewend bent van Neoforce, kun je hier ook je collega's taggen en een uitgebreide chat vormen binnen de betreffende organisatie.
Gerelateerde berichten
Naast tijdlijn-berichten die direct bij de organisatie zijn geplaatst, kun je met één druk op de knop ook direct gerelateerde berichten zijn. Dit zijn berichten die bijvoorbeeld bij gekoppelde projecten, facturen of geplande items zijn geplaatst.
Boekhoudingen
Gebruikers van de module boekhouding die opereren binnen meerdere administratieve structuren (zoals diverse werkmaatschappijen of een holding) kunnen de financiële gegevens per entiteit scheiden. Dit zorgt voor helderheid en structuur in de financiële relaties en administratie.
Additionele velden
Wil je graag nog meer vastleggen bij een organisatie? Ook dat kan; je kunt een onbeperkt aantal additionele velden toevoegen. Zo kun je Neoforce nog meer finetunen naar jouw wensen.
➡️ Lees hier hoe je additionele velden aanmaakt.
Koppelingen
Zoals je wellicht al kunt invullen, vormen organisaties enigzins de basis van Neoforce. Aan organisaties worden een hoop andere objecten / entiteiten gekoppeld. Hieronder een kort (maar incompleet) onzicht van items die gekoppeld kunnen worden aan een organisatie:
- Personen
- Tickets (via een persoon)
- Facturen
- Contracten
- Offertes
- Projecten
- Assets (wie is de klant / leverancier? of middels een vrij veld binnen datasets)
Tabblad gekoppeld
Een handige methode om vanuit de organisatie direct allerlei gekoppelde items te zien, is het gebruik van het tabblad 'Gekoppeld'. Je vindt deze bij de organisatie;
Je kunt hier 'browsen' naar alle items die eventueel gekoppeld zijn aan de betreffende organisatie. Ook kun je hier gemakkelijk exporteren naar Excel of iets nieuws koppelen.
Andere tabbladen
Bestanden
Ook hier, kun je -indien je voldoende rechten hebt- bestanden of bijlagen uploaden naar de organisatie. Door de bestanden in mappen in te delen, houd je het overzichtelijk.
Geschiedenis
Neoforce houdt bij, wie welk veld wijzigt. Hiermee houd je een auditproof overzicht van alle wijzigen aan je relatiebestand bij. Klik op het tabblad 'Geschienis' om de laatst gewijzigde velden te zien.