In dit artikel wordt uitgelegd hoe je met behulp van je Office 365-account een koppeling kunt instellen met Neoforce. Zodra je deze koppeling instelt, zal Neoforce periodiek de mailbox uitlezen en mails verwerken.
Is de afzender van de e-mail bekend? Dan wordt een nieuw ticket op naam van de afzender gemaakt. Is de e-mail een reactie op een ticket (het ticketnummer staat in het onderwerp), dan wordt de reactie bij het al bestaande ticket gevoegd en eventueel de status gewijzigd.
Werking bij nieuwe tickets
Persoon (e-mailadres) bekend
Wanneer Neoforce een e-mail importeert, zoekt het systeem eerst naar een persoon die is geregistreerd met hetzelfde e-mailadres als dat in de e-mail.
Bijvoorbeeld, als de e-mail afkomstig is van 'j.doe@example.com', zal Neoforce zoeken naar een persoon met dat exacte e-mailadres.
Als de betreffende persoon in het systeem wordt gevonden, maakt Neoforce een nieuw ticket aan en koppelt dit aan de gevonden persoon. De organisatie die aan de persoon is gekoppeld, wordt automatisch gekoppeld aan het nieuwe ticket.
Onbekend e-mailadres
In gevallen waarin Neoforce e-mails importeert van personen die niet bekend zijn in het systeem (dit is een instelling die aan of uit kan worden gezet per import), wordt er een nieuwe persoon aangemaakt als het e-mailadres niet wordt gevonden.
Neoforce zal zoveel mogelijk informatie proberen te verzamelen vanuit het e-mailadres om deze nieuwe persoon aan te maken.
- Indien er andere personen zijn met dezelfde domeinnaam in het e-mailadres en die personen zijn allemaal van dezelfde organisatie, dan zal die organisatie gebruikt worden als organisatie van de nieuw aan te maken persoon.
- Als er een organisatie gevonden is, maar geen personen gebeurt dit ook. De gevonden organisatie wordt gekoppeld als organisatie van de nieuwe persoon.
Instellen
Let op: Een zakelijk Office 365-account is verplicht om deze koppeling in te stellen. Neoforce koppelt niet met persoonlijke Microsoft-accounts.
- Klik rechtsboven op je naam.
- Kies voor de optie 'Beheer'.
- In het linkermenu, kies onder het kopje 'Tickets' voor de optie 'E-mail imports'.
Je ziet nu alle -eerder ingestelde- imports. - Om een nieuwe toe te voegen klik je bovenin op de knop [Nieuw].
- Vul minimaal een titel in. Dit kan bijvoorbeeld zijn "Support mailbox uitlezen" o.i.d.
- Klik daarna op de knop [Opslaan].
- Zodra de mailimport succesvol is opgeslagen, komt de optie om te verbinden met je Microsoft-account erbij.
Koppelen met Office 365
- Zodra je de stappen van het vorige hoofdstuk hebt doorlopen is het tijd om te koppelen. Klik hiervoor allereerst op [Verbinden met Microsoft]-knop.
- Je wordt nu naar de inlogpagina van Microsoft gestuurd. Log daar eventueel in. In deze stap wordt ook toestemming gevraagd voor het lezen van je (gedeelde) mailboxes.
- Om de koppeling succesvol in te stellen is het van belang dat je toestemming verleent.
- Na het verlenen van toestemming kom je automatisch weer terug in het beheerdersgedeelte van Neoforce.
- Je zult nu zien dat je eigen e-mailadres is ingesteld als standaard mailbox. Je kunt deze wijzigen naar het e-mailadres van een gedeelde mailbox indien nodig. Klik om te testen op de knop [Vernieuw mappen]
- Vul nu de rest van de velden verder naar wens in inrichting in en klik daarna op [Opslaan]
Handige tips
📂 Werken vanuit een map
We raden het aan om niet direct 'POSTVAK IN' te importeren. Dit omdat Neoforce dan automatisch alle mails gaat importeren of wijzigen. Ook bijvoorbeeld SPAM-berichten of reacties die je wellicht niet wil importeren naar Neoforce.
✅ Tickets afronden
Ook handig is het maken van een tweede import uit een andere map (binnen dezelfde mailbox) waarmee je de status wijzigt naar 'Afgerond'.
Hiermee kun je een ticket vanuit de mailbox automatisch afronden nadat de klant (bijvoorbeeld) aangeeft dat het ticket opgelost is!