Met behulp van triggers kun je Neoforce automatisch taken laten uitvoeren zonder dat je daar handmatig bij betrokken hoeft te zijn. Triggers fungeren als 'voorwaarden' die bepalen wanneer of waardoor een bepaalde actie in gang moet worden gezet. Ze zijn essentieel voor het automatiseren van processen en het stroomlijnen van workflows binnen je organisatie.
Triggers zijn configuraties die, na aanmaak, kunnen worden gekoppeld aan één of meer acties. Terwijl triggers bepalen wanneer een actie wordt uitgevoerd, specificeren acties zelf wat er precies moet gebeuren. Denk hierbij aan voorbeelden zoals het verzenden van een e-mail, het genereren van een PDF-bestand, of het aanroepen van een webhook. Het juiste gebruik van triggers en acties zorgt ervoor dat herhalende taken automatisch en foutloos worden uitgevoerd, wat tijd bespaart en de efficiëntie verhoogt.
Voorbeeld: Automatisch een e-mail versturen
Stel, je wilt automatisch een e-mail versturen naar de persoon die een ticket heeft aangemeld, zodra hun ticket is afgehandeld. Dit kan eenvoudig worden gerealiseerd door een nieuwe trigger aan te maken. In deze trigger stel je in dat deze moet worden geactiveerd wanneer de status van een ticket verandert naar “Tickets > Afronden”.
Daarnaast kun je extra voorwaarden toevoegen aan de trigger om specifieker te definiëren wanneer deze moet worden geactiveerd. Zo kun je bijvoorbeeld instellen dat de trigger alleen moet werken voor tickets die binnen een bepaalde categorie vallen of die afkomstig zijn van een specifieke organisatie. Dit biedt je de flexibiliteit om complexe workflows te automatiseren op basis van gedetailleerde criteria.
Instellen van triggers
Het instellen van triggers in Neoforce is eenvoudig en kan in een paar stappen worden gedaan:
- Ga naar het menu 'Beheer'.
- Kies voor 'Acties'.
- Klik op het tabblad 'Triggers'.
- Voeg een nieuwe trigger toe door op de knop [Nieuw] te klikken.
(Let op: Je kunt deze optie alleen gebruiken als je account beschikt over de benodigde rechten. Zorg ervoor dat je de juiste autorisaties hebt om triggers aan te maken en te bewerken.)
Triggers optimaliseren
Het gebruik van triggers kan verder worden geoptimaliseerd door te experimenteren met verschillende combinaties van voorwaarden en acties. Denk bijvoorbeeld aan het opzetten van triggers voor:
- Periodieke rapportages: Automatisch een rapport genereren en verzenden aan het eind van elke week of maand.
- Escalatieprocedures: Triggers die een melding sturen naar een manager of teamleider wanneer een ticket te lang open blijft staan.
- Ondersteuning van klantbehoud: Acties die automatisch worden gestart wanneer een klant een bepaald aantal tickets binnen een bepaalde periode heeft aangemaakt, zoals het sturen van een tevredenheidsenquête.
Door creatief om te gaan met triggers en acties kun je een breed scala aan automatiseringen instellen die passen bij de specifieke behoeften en workflows van je organisatie.